HACCP-Eigenkontrolle: was dokumentiert werden muss

Die HACCP-gestützte Eigenkontrolle ist keine freiwillige Qualitätsmaßnahme, sondern steht als Pflicht in Art. 5 der Verordnung (EG) Nr. 852/2004. Bei einer Kontrolle zählt allerdings nicht, dass Sie kontrollieren, sondern dass Sie es belegen können. Fünf Punkte gehören dafür jeden einzelnen Tag ins Protokoll, und ein fehlender Tag bleibt eine Lücke, die sich später nicht mehr schließen lässt. Dieser Beitrag zeigt, was Art. 5 verlangt und was davon schriftlich vorliegen muss.

Art. 5 VO (EG) Nr. 852/2004: drei Verben, drei Pflichten

Der Kern der Vorschrift steht in einem einzigen Satz: Lebensmittelunternehmer haben ein oder mehrere ständige Verfahren, die auf den HACCP-Grundsätzen beruhen, einzurichten, durchzuführen und aufrechtzuerhalten. Drei Verben, und jedes davon ist eine eigene Pflicht.

Einrichten ist die einmalige Arbeit: Sie sehen sich Ihre Abläufe an, benennen die Gefahren und legen fest, an welchen Stellen Sie sie beherrschen. Durchführen ist die tägliche Arbeit: messen, prüfen, abhaken, Abweichungen notieren. Aufrechterhalten ist die Aufgabe, die am häufigsten liegen bleibt. Sobald Sie ein Gerät austauschen, die Karte umstellen oder einen Arbeitsschritt verlegen, muss das Verfahren nachgezogen werden. Ein Ordner aus dem Jahr der Betriebsübernahme beschreibt sonst einen Betrieb, den es so nicht mehr gibt.

Adressat der Pflicht ist der Lebensmittelunternehmer. Die Ausführung können Sie an die Küchenleitung oder die Schichtverantwortlichen delegieren, die Verantwortung bleibt bei Ihnen. Weil es sich um eine EU-Verordnung handelt, gilt Art. 5 unmittelbar; es braucht kein zusätzliches nationales Gesetz, das die Pflicht noch einmal anordnet.

Eigenkontrolle und HACCP-Konzept sind zwei verschiedene Dinge

Im Alltag werden beide Begriffe synonym benutzt, und genau daraus entstehen die Lücken. Das HACCP-Konzept ist die Analyse: Es beschreibt Ihren Betrieb, Ihre Produkte und Ihre Gefahren und legt fest, an welchen Stellen Sie eingreifen. Die Eigenkontrolle ist der Vollzug dieses Konzepts: die Messung am Morgen, die Prüfung der Lieferung, der abgezeichnete Reinigungsplan.

Daraus folgt eine unbequeme Wahrheit über Software, auch über unsere: Ein digitales Protokoll dokumentiert die Eigenkontrolle, es ersetzt weder ein vollständiges HACCP-Konzept noch eine Hygiene- oder Rechtsberatung. Wer Ihnen eine App verkauft und dazu behauptet, damit sei die HACCP-Pflicht erledigt, verkauft Ihnen die Hälfte.

Die andere Richtung stimmt genauso wenig. Ein sauber geschriebenes Konzept im Regal, ohne tägliche Aufzeichnungen, hilft bei einer Kontrolle kaum weiter. Geprüft wird, ob das Verfahren tatsächlich durchgeführt wurde, und der Beleg dafür sind Aufzeichnungen mit Datum.

Fünf Punkte, die jeden Tag ins Protokoll gehören

HygienePilot führt die Tages-Eigenkontrolle auf fünf Punkte zurück, die in fast jedem Gastronomie- und Lebensmittelbetrieb anfallen. Jeder Punkt trägt seine Fundstelle mit sich, damit bei der Kontrolle nicht diskutiert werden muss, warum er auf der Liste steht:

• Kühltemperaturen morgens gemessen und notiert. Grundlage: Art. 5 VO (EG) Nr. 852/2004 (Eigenkontrolle), Anhang II Kapitel IX.
• Wareneingang: Temperatur, Frische und Mindesthaltbarkeitsdatum geprüft. Grundlage: Anhang II Kapitel I und IX der VO (EG) Nr. 852/2004.
• Reinigung nach Plan erledigt. Grundlage: Anhang II Kapitel I der VO (EG) Nr. 852/2004 (Räumlichkeiten sauber halten).
• Kühltemperaturen abends gemessen und notiert. Grundlage: Art. 5 VO (EG) Nr. 852/2004 (Eigenkontrolle), Anhang II Kapitel IX.
• Sichtprüfung Schädlinge und Köderstationen in Ordnung. Grundlage: Anhang II Kapitel I der VO (EG) Nr. 852/2004 (Schädlingsbekämpfung).

Dass die Kühlung zweimal am Tag auftaucht, ist kein Zufall. Die Messung am Morgen zeigt, wie die Nacht gelaufen ist, die Messung am Abend zeigt, wie der Betrieb die Anlage belastet hat. Fällt eine Anlage zwischen zwei Messungen aus, grenzt das Protokoll den Zeitraum ein, in dem Ware betroffen sein kann. Genau diese Eingrenzung ist der Grund, warum Aufzeichnungen im Ernstfall Ware retten statt nur Papier zu erzeugen.

Bewusst nennt die Checkliste keine festen Temperaturgrenzen. Welche Werte für Ihre Ware gelten, ergibt sich aus Ihrem HACCP-Konzept und den Angaben der Hersteller, nicht aus einer allgemeinen Zahl aus dem Internet. Eine Vorlage, die Ihnen Grenzwerte vorgibt, die Sie nie geprüft haben, schafft ein Papier, das im Zweifel gegen Sie spricht.

Wichtiger als eine makellose Reihe von Häkchen ist die ehrlich dokumentierte Abweichung. Wer eine zu hohe Temperatur notiert, die Ware auslagert und den Techniker ruft, dokumentiert eine funktionierende Eigenkontrolle. Wer fünf Häkchen setzt, weil das schneller geht, dokumentiert gar nichts. Für Abweichungen und die getroffene Maßnahme gibt es deshalb im Tages-Check ein Notizfeld.

Personal: Schulung und Belehrung gehören zur selben Pflicht

Anhang II Kapitel XII der VO (EG) Nr. 852/2004 verlangt, dass Ihr Personal in Fragen der Lebensmittelhygiene geschult wird. Ergänzend verlangt § 4 LMHV Fachkenntnisse von allen, die mit leicht verderblichen Lebensmitteln umgehen. Die Schulung muss der Tätigkeit angepasst sein, und ihre Durchführung ist nachzuweisen. Personalnachweise sind damit kein separates Thema neben der Eigenkontrolle, sondern ein Teil davon.

• Erstbelehrung nach § 43 Abs. 1 IfSG: durch das Gesundheitsamt oder einen amtlich ermächtigten Arzt, vor der ersten Tätigkeit mit Lebensmitteln.
• Eingangsbelehrung nach § 43 Abs. 4 IfSG: durch den Unternehmer, bei Tätigkeitsbeginn.
• Folgebelehrung nach § 43 Abs. 4 IfSG: durch den Unternehmer, mindestens alle zwei Jahre.
• Hygieneschulung nach § 4 LMHV: tätigkeitsangepasst, mit Nachweis der Durchführung.
• Jährlicher Schulungsrhythmus: eine Empfehlung nach DIN 10514 und dem Stand der Technik, keine gesetzlich fixierte Frist.

Der letzte Punkt wird häufig als Pflicht verkauft, meist von Anbietern, die Schulungen im Programm haben. Seriös ist die Trennung: Fachkenntnis und Nachweis sind Pflicht, der Jahrestakt ist eine sinnvolle Empfehlung. Wer die Empfehlung zur Frist erklärt, verschärft eine Pflicht, die der Gesetzgeber so nicht gesetzt hat. Die Details zu den drei Belehrungen stehen in IfSG-Belehrung: Erst-, Eingangs- und Folgebelehrung.

Allergene: der Teil der Kontrolle, an den niemand denkt

Wer die Tagesliste abhakt und die Belehrungen im Griff hat, übersieht oft den dritten Block derselben Kontrolle. Nach der LMIV (EU) Nr. 1169/2011 sind 14 Allergene kennzeichnungspflichtig, und zwar auch bei loser, unverpackter Ware. Für die Gastronomie heißt das: Die Information muss dem Gast vor der Bestellung zugänglich sein, nicht erst auf Nachfrage am Tisch.

Dokumentiert wird das über eine Zuordnung von Gericht zu Allergen, aus der sich beides erzeugen lässt: eine Karte für den Gast und ein Nachweis für die Kontrolle. Der kritische Moment ist dabei nicht die Erstellung, sondern die Rezepturänderung. Ein anderer Lieferant für die Soße, ein neues Brot vom Bäcker, und die Karte stimmt nicht mehr. Wie das bei loser Ware im Detail aussieht, steht in Allergenkennzeichnung bei loser Ware.

Der Nachweis am Kontrolltag: Tage statt Aktenordner

Bei einer Kontrolle wird selten nach einem einzelnen Beleg gefragt, sondern nach einem Zeitraum. Die entscheidende Frage lautet dann nicht, wie ordentlich Ihre Vorlage aussieht, sondern ob im geprüften Zeitraum jeder Tag belegt ist. Eine Ablage, die das nicht in Minuten beantworten kann, kostet bei jeder Kontrolle Zeit und Nerven.

Der Kontroll-Ordner in HygienePilot ist genau darauf gebaut. Sie wählen einen Zeitraum in Monaten und erhalten die Zahl der dokumentierten Tage, eine Liste der fehlenden Tage mit Datum, den Belehrungs- und Schulungsstand jedes Mitarbeiters sowie alle Gerichte mit ihren Allergenen. Das Ergebnis lässt sich als JSON herunterladen und archivieren.

Zu den fehlenden Tagen zählen alle Kalendertage, nicht nur Werktage. Das ist eine bewusste Entscheidung: In der Gastronomie wird am Wochenende gearbeitet, und eine Auswertung, die Samstag und Sonntag stillschweigend ausblendet, zeigt einen Nachweis, den es so nicht gibt.

Beim Personal arbeitet die Übersicht mit einer Ampel. Rot steht für eine fehlende Erstbelehrung oder eine überfällige Folgebelehrung, Gelb für eine Fälligkeit in 30 Tagen oder weniger und für eine fehlende Schulungsdokumentation, Grün für vollständige Nachweise. Der überschrittene Jahresrhythmus der Hygieneschulung bleibt dabei bewusst gelb und wird nie rot, weil dahinter keine gesetzliche Frist steht.

Was fehlende Aufzeichnungen kosten können

Fehlende Dokumentation ist kein Formfehler, sondern die Lücke im Nachweis, dass Sie Ihr Verfahren überhaupt durchführen. Der Bußgeldrahmen des § 60 LFGB reicht bei Ordnungswidrigkeiten bis zu 100.000 Euro. Kommt eine Gefährdung der Gesundheit hinzu, steht nach § 58 LFGB eine Straftat im Raum, die mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder mit Geldstrafe bedroht ist.

Diese Rahmen sind Höchstwerte und nicht der Regelfall. Der praktische Schaden entsteht früher: durch die Zeit für Nachkontrollen, durch Auflagen und durch die Unruhe im Team, wenn ein Prüfer im Haus steht und niemand weiß, wo die Aufzeichnungen der letzten Wochen liegen. Die tägliche Runde über fünf Punkte ist dagegen die deutlich günstigere Variante.

Häufige Fragen

Was muss bei der HACCP-Eigenkontrolle dokumentiert werden?

Dokumentiert wird mit Datum und Ergebnis, was Sie zur Beherrschung der Gefahren tatsächlich tun. In der Praxis sind das die Kühltemperaturen morgens und abends, die Wareneingangsprüfung, die erledigte Reinigung und die Sichtprüfung auf Schädlinge, dazu die Personalnachweise nach § 43 IfSG und § 4 LMHV sowie die Allergenangaben nach der LMIV (EU) Nr. 1169/2011. Grundlage der Pflicht ist Art. 5 der VO (EG) Nr. 852/2004.

Ersetzt eine digitale Checkliste das HACCP-Konzept?

Nein. Eine Checkliste oder Software dokumentiert die Eigenkontrolle, sie ersetzt weder ein vollständiges HACCP-Konzept noch eine Hygiene- oder Rechtsberatung. Das Konzept benennt Ihre Gefahren und die Punkte, an denen Sie sie beherrschen; die Eigenkontrolle belegt, dass Sie es täglich anwenden.

Was droht, wenn die Aufzeichnungen fehlen?

Verstöße können nach § 60 LFGB als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld bis zu 100.000 Euro geahndet werden. Kommt eine Gesundheitsgefährdung hinzu, steht nach § 58 LFGB eine Straftat mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe im Raum. Im Alltag folgen zuerst Beanstandungen und Nachkontrollen, die vor allem Zeit kosten.

Das Wichtigste in Kürze

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung und kein HACCP-Konzept. Maßgeblich sind die Vorgaben der für Sie zuständigen Lebensmittelüberwachung.