Häufige Fragen
Ab wann gilt die Pflicht zur internen Meldestelle?
Für Betriebe mit regelmäßig mindestens 50 Beschäftigten (§ 12 HinSchG). Betriebe mit 50 bis 249 Beschäftigten sind seit dem 17.12.2023 verpflichtet, größere Betriebe bereits seit Juli 2023. Auch wer knapp darunter liegt, profitiert: Hinweise kommen so früh und kontrolliert an, statt unkontrolliert an die Öffentlichkeit zu gelangen.
Muss die Meldung anonym möglich sein?
Das Gesetz verlangt Vertraulichkeit (§ 16 HinSchG) – die Identität der meldenden Person darf nur den zuständigen Personen bekannt werden. HinweisPilot geht einen Schritt weiter: Meldungen sind komplett ohne Kontaktangabe möglich, Rückfragen laufen über ein pseudonymes Postfach mit Zugangscode. So sinkt die Hemmschwelle – und Sie erfahren überhaupt von Problemen.
Was passiert, wenn wir die Fristen versäumen?
Die Fristen sind gesetzlich fix: Eingangsbestätigung binnen 7 Tagen (§ 17 Abs. 1 HinSchG), Rückmeldung an die meldende Person binnen 3 Monaten (§ 17 Abs. 2). Eine fehlende Meldestelle kostet bis 20.000 € Bußgeld; wer Meldungen behindert, Repressalien ausübt oder die Vertraulichkeit verletzt, riskiert bis 50.000 € (§ 40 HinSchG). Die Fristen-Ampel von HinweisPilot warnt, bevor es rot wird.
Brauchen wir dafür einen Anwalt?
Nicht für den Betrieb der Meldestelle: HinweisPilot liefert Kanal, Fristen-Überwachung, Textbausteine und Dokumentation. Die Software ersetzt aber keine Rechtsberatung – die sachliche Bewertung jeder Meldung bleibt Ihre Aufgabe. Wer die Prüfung auslagern will, kann eine Ombudsperson oder Kanzlei einbinden; dafür gibt es den Kanzlei-Tarif mit mehreren Mandanten.
Haften Sie, wenn die Fristen-Ampel einen Termin falsch anzeigt?
Nein. Die Verantwortung für die Fristen nach § 17 HinSchG bleibt bei Ihrem Betrieb. HinweisPilot rechnet die sieben Tage und die drei Monate aus dem Eingangsdatum der Meldung und zeigt die Resttage als Ampel. Prüfen Sie die Termine trotzdem gegen Ihre eigenen Unterlagen. Die Software dokumentiert Pflichten, sie ersetzt keine Rechtsberatung.
Wer kann die eingegangenen Meldungen lesen?
Nur wer Zugang zu Ihrem Konto hat, und das entscheiden Sie. Meldungen kommen ohne Kontaktangabe an, Rückfragen laufen über ein pseudonymes Postfach mit Zugangscode. Die Vertraulichkeit nach § 16 HinSchG bleibt aber organisatorisch Ihre Aufgabe: Kein Programm verhindert, dass ein geteiltes Passwort im Betrieb die Runde macht. Zur Verarbeitung der Daten informiert die Datenschutzerklärung.
Was passiert mit unseren Fallakten, wenn wir kündigen?
Exportieren Sie die Fallakten, solange Ihr Zugang besteht. Jeder Fall lässt sich als JSON-Datei mit Meldung, Eingangsbestätigung, Nachrichten und Fristterminen herausziehen. Diese Datei gehört Ihnen und bleibt lesbar, auch ohne HinweisPilot. Ihre Dokumentationspflichten enden nicht mit dem Abo, also planen Sie den Export ein, bevor Sie kündigen.
Reicht dafür nicht eine eigene E-Mail-Adresse?
Für den reinen Empfang ja. Drei Dinge kann ein Postfach nicht: Es überwacht keine Fristen, es dokumentiert keinen Ablauf, den Sie später nachweisen können, und es nimmt keine Meldung entgegen, ohne die Absenderadresse offenzulegen. Genau dort setzt HinweisPilot an, mit Meldelink, Zugangscode-Postfach, Fristen-Ampel und exportierbarer Fallakte.
Was ist, wenn sich eine Meldung als unbegründet herausstellt?
Das entscheidet die Software nicht. HinweisPilot nimmt entgegen, ordnet einer Kategorie zu, startet die Fristen und dokumentiert. Die sachliche Prüfung und Bewertung jeder einzelnen Meldung bleibt bei Ihnen. Auch ein Fall ohne Ergebnis braucht Eingangsbestätigung, Rückmeldung und eine saubere Akte, und das Repressalienverbot nach § 36 HinSchG bleibt zu beachten.
